4 ERRORI NELLA GESTIONE DEL TEMPO

4 ERRORI NELLA GESTIONE DEL TEMPO 

Una scarsa capacità di gestione del tempo genera stress, una sensazione di sopraffazione e, soprattutto, nel lungo periodo ci porta a procrastinare la realizzazione di tutte quelle cose che dovremmo fare per avere successo.

Nelle parole di Brian Tracy, esperto di time management ed autore di successo:

" Quando un progetto sembra troppo grande o complicato, è molto facile trovare dei buoni motivi per rimandare la sua realizzazione: ogni volta che pensiamo a quel progetto, sembra sempre non essere il momento giusto, oppure siamo noi a non sentirci in vena di occuparcene in quel momento."

Procrastinare diventa un'abitudine, cui si aggiunge lo stress causato dal senso di colpa che ci mordicchia la coscienza ogni volta che continuiamo a rimandare il lavoro da fare.

Fortunatamente per noi, se riusciamo ad accorgerci di questo e ad essere consapevoli dei nostri comportamenti, diventa molto più facile evitare i 4 errori più comuni che ci portano a procrastinare:

1) ASSENZA DI CONCENTRAZIONE 

Sappiamo che il progetto deve essere realizzato, ma abbiamo difficoltà a focalizzarci su di esso per un periodo di tempo sufficiente.

Quando accade questo, è utile suddividere il nostro progetto in obiettivi più piccoli, e completare un unico compito alla volta. 

Quando si sarà completato il primo di questi compiti, sarà più facile passare al secondo, e poi al terzo, e il quarto, e così via. 

Completare un singolo obiettivo è fonte di appagamento, aiuta la nostra motivazione e ci fa stare bene.

Quando impostiamo i nostri obiettivi, assicuriamoci che siano chiari, specifici, misurabili e limitati nel tempo. 

Un obiettivo senza una scadenza non è un obiettivo: è una discussione, un’intenzione, e niente di più.

2) GESTIONE ECCESSIVA 

Ogni volta che avviamo un nuovo progetto, ci ritroviamo a dover imparare nuove competenze e conoscenze, e questo può essere un fattore eccitante, ma anche frustrante: man mano che il nostro apprendimento progredisce e si fa più complesso, la quantità di lavoro aumenta e ci travolge.

Prendiamoci allora il tempo per rallentare e, se necessario, rimandiamo alcuni aspetti del nostro progetto ad una data da destinarsi. 

Anche in questo caso, è spesso d’aiuto semplificare, spezzettare il progetto in blocchi di dimensioni minori e occuparsi di una cosa alla volta.

Scegliamo quegli aspetti del nostro progetto che riteniamo prioritari, e concentriamoci inizialmente solo su di essi.

3) MANCANZA DI CHIAREZZA 

Che si tratti dell’andamento generale della nostra azienda o di una singolo compito da portare a termine, la mancanza di chiarezza può letteralmente uccidere la produttività.

Quando si parla di successo, la parola chiarezza è forse la più importante di tutte: le persone di successo hanno molto, molto chiaro chi sono e che cosa vogliono, in ogni ambito della loro vita, e stilano spesso dei veri e propri piani di azione che seguono passo passo, un giorno dopo l’altro.

4) INDECISIONE SU COME OTTIMIZZARE IL LAVORO 

Questo è un punto cruciale. Stiamo lavorando ad un nuovo progetto, ma allo stesso tempo abbiamo anche i nostri compiti quotidiani da portare avanti. Siamo responsabili di una serie di compiti, ma non sappiamo quali dovrebbero essere completati per primi.

La cosa migliore da fare in questi casi è eseguire un semplice esercizio che io chiamo la “Lista ABCDE”. Facciamo una lista di tutte le attività necessarie, poi etichettiamo ogni operazione con una A, una B, una C, una D o una E:

• "A" sono i compiti che dobbiamo assolutamente fare e il cui inadempimento porterebbe gravi conseguenze.
• "B" sono i compiti che dobbiamo fare e il cui inadempimento porta a conseguenze minori. La regola è: mai lavorare su un compito B quando c'è un compito A lasciato incompiuto.
• "C" sono i compiti sarebbe bello fare, ma che non hanno conseguenze né positive né negative.
• "D" sono i compiti che possiamo delegare a qualcun altro.
• "E" sono i compiti che possiamo, e dobbiamo, eliminare. Dopotutto, possiamo tenere davvero il nostro tempo sotto controllo solo se eliminiamo tutte le attività che non sono necessarie.

Dobbiamo avere chiaro dove vogliamo arrivare - se il nostro obiettivo non è estremamente chiaro, allora non ha senso imparare ad ottimizzare il nostro tempo, perché servirà solo a farci muovere più velocemente verso una destinazione che però, in realtà, non ci interessa davvero.

Una volta che avremo individuato i nostri obiettivi, i nostri valori, la visione e la missione della nostra vita e del nostro lavoro, e saremo stati chiari riguardo a cosa vogliamo realizzare e il modo migliore per raggiungerlo, allora, e solo allora, potremo iniziare a gestire il nostro tempo nel modo migliore per noi.

CHE COS'E' L'INTELLIGENZA EMOTIVA ?

CHE COS'E' INTELLIGENZA EMOTIVA ? 

L‘intelligenza emotiva è la capacità di valutare preliminarmente le conseguenze sul piano emotivo di scelte e decisioni. È quella capacità, peraltro, che, più dei successi scolastici e dell’intelligenza nell’accezione comune, determina risultati sorprendenti nella vita. Perciò, se sposi la persona sbagliata o affidi i tuoi soldi ad un improbabile consulente finanziario, è con il tuo “sesto senso” che devi prendertela. Lo afferma nell’opera " L’Intelligenza Emotiva " lo psicologo statunitense Daniel Goleman.

Lo psicologo statunitense Daniel Goleman ha formulato il costrutto di Intelligenza Emotiva, con cui identifica un particolare tipo di intelligenza legato all’uso corretto delle emozioni.

 

Secondo Goleman, sviluppare questo tipo di intelligenza può costituire un fattore determinante nel raggiungimento dei propri successi personali e professionali!

Con Intelligenza Emotiva ci si riferisce a un costrutto psicologico che si sviluppa negli anni ’90 e definisce la capacità di usare le emozioni con intelligenza; identificandole, comprendendole, gestendole per riuscire ad affrontare meglio la vita.

Le emozioni sono dotate di una forza dirompente che può ostacolarci nel raggiungimento dei nostri obiettivi, per esempio paralizzando la nostra capacità di agire o di decidere lucidamente. Se adeguatamente gestite, possono però regalarci una marcia in più aiutandoci a comunicare efficacemente, a saperci automotivare, a reagire meglio agli stimoli provenienti dall’ambiente.

Ecco perché allenare questa abilità può costituire la chiave per il nostro successo personale e professionale.

L’Intelligenza Emotiva si basa su tre abilità fondamentali: autoconsapevolezza, autocontrollo ed empatia.

Con questo termine, appunto, di intelligenza emotiva, Goleman indica le abilità altre che comprendono le capacità dell’individuo di

• motivarsi,
• persistere nel raggiungere gli obiettivi nonostante le difficoltà e le frustrazioni,
• controllare gli impulsi,
• procrastinare la gratificazione,
• modulare gli stati d’animo, soprattutto riuscendo a pensare bene anche in condizioni emotive di sofferenza,
• empatizzare e
• sperare, nel senso di conservare la fiducia in nei propri mezzi.

Goleman non è il primo ad aver parlato di intelligenza emotiva. 

Già negli anni venti dello scorso secolo l’eminente psicologo statunitense Edward Lee Thorndike aveva contribuito a diffondere un’idea d’intelligenza legata al mondo delle emozioni, di cui uno degli aspetti era l’intelligenza sociale o intelligenza personale, articolata a sua volta, come dice Howard Gardner, ininterpersonale e intrapersonale.

LA PARABOLA DEI PANI E DEI PESCI : TIME MANAGEMENT

LA PARABOLA DEI PANI E DEI PESCI: UNO DEI PIU' GRANDI SAGGI MAI SCRITTI SUL TIME MANAGEMENT

La storia dei Pani e dei Pesci ci insegna che uno non dovrebbe aspettare di avere tutto il tempo che gli serve prima di imbarcarsi nel progetto dei suoi sogni o prima di scrivere un libro, lanciarsi in una nuova attività, ecc. Gesù, nel Vangelo, non aspetta di avere tutti i pesci necessari prima di iniziare a distribuirli. Egli sa che se comincia, la Provvidenza si prenderà cura del resto.

E così è anche per chi gestisce un'impresa, per chi si lancia in un progetto di investimenti per rilanciare la sua fabbrica, per chi cerca il tempo per scrivere un testo o un manuale. Egli non dovrebbe aspettare che tutto sia propizio ma cominciare ed avere fede nell'intervento della Divina Provvidenza. 

Avere fede, appunto. 

La grande assente nella vita di chi stenta e soffre.

Il Tempo è una percezione distorta spesso decisamente influenzata dal nostro stato d'animo. 

Psicologi ed esperti di gestione aziendale ti cercano di vendere i loro modelli ma ti sei mai chiesto quante cose queste persone hanno concluso nelle loro vite? 

La Gestione Efficace del Tempo è un'attività dello spirito. 

La Parabola dei Pani e dei Pesci: il secondo pezzo più bello in assoluto di tutti i Vangeli . 

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Era vicina la Pasqua. Alzati gli occhi, Gesù vide che una grande folla veniva da lui e disse a Filippo: “Dove possiamo comprare il pane perché costoro abbiano da mangiare?”. 

Gli rispose Filippo: “Duecento denari di pane non sono sufficienti neppure perché ognuno possa riceverne un pezzo”. Gli disse allora uno dei discepoli, Andrea, fratello di Simon Pietro: “C’è qui un ragazzo che ha cinque pani d’orzo e due pesci; ma che cos’è questo per tanta gente?”. 

Rispose Gesù: “Fateli sedere”. C’era molta erba in quel luogo. Si sedettero dunque ed erano circa cinquemila uomini. 

Allora Gesù prese i pani e, dopo aver reso grazie, li distribuì a quelli che si erano seduti, e lo stesso fece dei pesci, finché ne vollero. 

E quando furono saziati, disse ai discepoli: “Raccogliete i pezzi avanzati, perché nulla vada perduto”. Li raccolsero e riempirono dodici canestri con i pezzi dei cinque pani d’orzo, avanzati a coloro che avevano mangiato. 

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Anche se sono un uomo di numeri, un uomo di management, so che ho avuto successo perché tante volte la Provvidenza è intervenuta nella mia vita. 

Può intervenire anche nella tua.

PROBLEM SOLVING CREATIVO : LA SOLUZIONE

PROBLEM SOLVING CREATIVO : LA SOLUZIONE 

La prima lezione che ho imparato è che quando qualcosa va storto, non devi dare subito per scontato che sia colpa tua. Ma c’è una lezione ancora più importante: quando qualcosa va storto, dimenticati la colpa. 

Entra invece in modalità problem-solving creativo. 

Hai bisogno di guardare in faccia il problema in modo da trovare una soluzione. 

Questo significa anche allontanarsi dal problema stesso. 

Ma invece, cosa fa la maggior parte della persone? Cerca il problema. O meglio: cerca di capire perché il problema è un problema. In altre parole, a volte creiamo problemi laddove potrebbero benissimo non esserci problemi.

Io penso di essere bravo nel marketing, e ho avuto finora un ottimo successo. Così, se scrivo una pubblicità che penso sia grandiosa e ottengo zero risultati, il mio orgoglio riceve un brutto colpo! Come chiunque altro, il mio primo istinto è quello di chiedermi: «Che cosa ho fatto di sbagliato?».

Per fortuna ho anche abbastanza anni di esperienza per ricordare a me stesso che, sì, a volte i problemi saltano fuori nei momenti peggiori, ma andare fuori di testa, stressarsi, essere sconvolto… non fa altro che peggiorare le cose. 

Quello che dobbiamo fare è non soffermarci troppo a lungo sul problema - al diavolo il problema! 

Cerchiamo invece di trovare la soluzione! 

Lasciamo che il problema sia quello che è, e concentriamoci esclusivamente su come risolverlo.

È stato uno dei più grandi insegnamenti della mia carriera e della mia vita: devi avere fiducia in te stesso e nella tua capacità di far funzionare cose, anche nel peggiore dei momenti.

Se allenerai l’abilità di considerare le alternative, quando le cose non andranno per il verso giusto avrai maggiori possibilità di raggiungere comunque il tuo risultato - solo in un modo diverso da quello che avevi inizialmente immaginato.

Ecco un piccolo esercizio da fare: pensa a qualcosa a cui hai lavorato e che non ha funzionato. Può essere qualunque cosa. Ora scrivi 3 modi diversi di risolvere quel problema e ottenere lo stesso risultato.

Ti faccio un esempio: vogliamo perdere peso, ma abbiamo problemi a lavorare bene in palestra. Tre possibili alternative sono:

1. Iniziare una dieta

2. Affidarsi a un personal trainer

3. Trovare un’attività fisica che ci diverta e il cui pensiero non ci affatichi.

Che te ne pare? Abbiamo tirato fuori tre modi diversi di ottenere lo stesso risultato.

E tu? 

Stai cercando di ottenere successo ma c’è qualche problema che ti blocca?

Quali soluzioni alternative puoi tentare?

Tratto da : " Risorse della mente ". 

PER TUTTI COLORO CHE SI OCCUPANO DI VENDERE

Se fosse solo questione di spiegare la storia dell’azienda e il listino prezzi, non servi tu: bastano una mail e un pdf.

Il tuo ruolo è molto diverso da leggere un listino prezzi. 

• Il tuo ruolo è quello di esplorare i bisogni del cliente e di connetterli con i vantaggi che derivano dall’uso del tuo prodotto o servizio.
• Il tuo ruolo è quello di far le domande giuste e di ascoltare con intelligenza. 
• Il tuo ruolo è quello di trasformare i plus del tuo prodotto o servizio in qualcosa di concreto e tangibile che ispiri il tuo cliente a lavorare con te.

Se non sai fare tutte queste cose, allora puoi startene a casa e spedire il tuo catalogo per posta elettronica: tu vuoi essere un lettore di listini o un vero Professionista della vendita?

La P.N.L. insegna che ogni cosa che dici produce un preciso risultato in chi ti ascolta: per questo, è fondamentale conoscere le parole e le frasi .

PASSIONE, CHIAREZZA E POTERE

LA CHIAREZZA E' POTERE  

Quando hai chiaro il TUO OBIETTIVO, tu acquisti potere. 

Quando sai con certezza dove vuoi andare, puoi dare inizio al tuo viaggio. Tienilo sempre a mente: dentro di te c’è l’equivalente di un motore termonucleare, che è in grado di portarti ovunque tu voglia andare. 

Tutto quello che devi fare è, semplicemente, accendere il motore - e per accenderlo ci vuole passione. La passione è la benzina della tua vita. 

La passione è un desiderio talmente forte che incendia, che dà energia, che mette in moto il tuo motore e dà inizio al tuo viaggio. E, credimi, sarà un viaggio pazzesco, perché tu sei energia pura. E non lo dico così, tanto per dire: sei davvero, tecnicamente, energia pura. E non c’è niente di più potente. 

E' per questo che io non uso mai la parola “motivazione” - non è una parola abbastanza efficace, è un po' come se non fosse all'altezza di quello di cui stiamo parlando. 

Se dico “motivazione” non sento i brividi sulla schiena, non sento l’energia che si mette in moto. No. Io parlo sempre e solo di passione, di chiarezza, e di potere. Ed è tutta un’altra storia.

E ti voglio dire un’altra cosa: hai presente i giochi a squadre? 

Tu fai parte di una squadra, e l’obiettivo della tua squadra è vincere, giusto? Bene. 

Quando è il tuo turno, la tua squadra fa il tifo per te, ma, allo stesso tempo, accade qualcosa di strano: i tuoi compagni osservano ogni tua mossa, controllano e giudicano tutto quello che fai, un po' si irritano quando fai un errore… e tu senti tutto il peso di quell'attenzione. A qualcuno capita addirittura di sbagliare proprio a causa di tutta quell'attenzione!

Ecco, nella vita a volte le persone che conosciamo hanno la tentazione di comportarsi proprio come in un gioco a squadre: ci stanno accanto, ma allo stesso tempo ci tengono d’occhio, dispensano consigli su ogni nostra scelta, vogliono darci opinioni, pareri, giudizi…

Ma il tuo obiettivo non è il loro. Il tuo obiettivo è solo tuo, e di nessun altro. 

Ci saranno sempre mille voci diverse, mille opinioni, mille giudizi e mille pareri… ma solo tu sai dove vuoi arrivare. 

E tu meriti il successo e la felicità proprio come chiunque altro. 

Perciò non lasciarti distrarre da niente e da nessuno. E meno che mai, non lasciarti mai - mai - abbattere da chi vuole buttarti giù! 

Credi in te stesso. Sempre. È il più bel regalo che tu possa farti. E te lo meriti tutto.

 

SARESTI CAPACI DI SCRIVERE UNA LETTERA DI BUSINESS IN INGLESE ?

No English ? No Business !

Ormai la lingua degli affari è l'inglese e chi non lo conosce perde opportunità sui mercati esteri.

Ma anche una conoscenza approssimativa dell'inglese può far fallire una trattativa o un accordo, Una lettera commerciale scritta male non è certo un buon biglietto da visita.

Si può studiare con attenzione la grammatica e conoscerla bene , ma tutt'altra cosa è scrivere una lettera in business English. Per rispondere a un'offerta di lavoro. Per mandare il proprio curriculum. Per proporre il proprio prodotto. Insomma, basta avere una conoscenza minima della lingua inglese, insieme a quattro frasi tipiche, per instaurare un rapporto commerciale.

Tuttavia, affinché questo sia di qualità, bisogna metterci impegno, evitando errori e imprecisioni.

TRADURRE NON BASTA !!

Dal contenuto della lettera dipende il buon esito del messaggio. Se la forma della lettera risulta poco corretta, il messaggio, semplicemente, non si capisce. E la forma della lettera inglese spesso richiede un'attenzione particolare.

Non basta tradurre letteralmente dall'italiano . Esistono alcune formule tipiche che non vanno assolutamente cambiate, pena lo stravolgimento del senso della lettera. Anche nella corrispondenza commerciale, fra inglese e italiano le differenze non mancano.

Un anglosassone è più schietto e va subito al sodo. Utilizza frasi brevi e paragrafi corti.

Un italiano, invece, è più prolisso, usa frasi più lunghe e ricche di aggettivi e virgole.

Lo scopo di una lettera commerciale è di dare un messaggio nel modo più semplice possibile.

E' necessario dunque avere ben chiaro in mente il contenuto di tale messaggio per poterlo esprimere senza dilungarsi inutilmente : l'essenzialità è sempre gradita nella " lotta contro il tempo " delle ore d'ufficio. 

Il buon senso suggerisce quindi di evitare parole lunghe e difficili, quando se ne conoscono di semplici e brevi : frasi lunghe e complicate non sono il modo migliore per comunicare il proprio pensiero.

Un altro accorgimento consiste nell'evitare ridondanze, come per esempio : " During the year of 1965 " , " the year of " è una ridondanza, " We will ship the order at a later date " , " at a later date " è una ridondanza. 

Brutto errore sono anche le ripetizioni. Naturalmente, un vocabolario limitato non è problema irrimediabile !. L'uso corretto di un dizionario è certo di grande aiuto .

La lettera va dunque presentata in modo ordinario e chiaro : il linguaggio, come già detto, deve essere sempre semplice e diretto e comprendere tutte le informazioni importanti,

Altro punto importante nella stesura di una lettera è la punteggiatura, che va inserita solo dove necessaria. 

La virgola, che è il segno più usato , si usa per dividere le parti di un elenco : " Cuscini, asciugamani, arazzi, ....", " Pillows, towels, wallrangings...". 

Oppure per dividere le varie proposizioni di un periodo : " Se i Vostri prezzi in futuro saranno più competitivi, non esiste a metterVi in contatto con noi ", " Should your prices in the future be more competitive, do not besitate to get in touch with us ". 

O per isolare le frasi incisive : " Ulteriori informazioni, riguardanti anche imballaggio e spese extra, sono contenute nella nostra fattura proforma ", " Further information, including packing and extra charges, are contained in our pro-forma invoice ".

INTESTAZIONE 

L'indirizzo del destinario deve avere questo ordine : ragione sociale dell'azienda, numero e nome della via/piazza, città,provincia, codice di avviamento.

Se la lettera è indirizzata negli Stati Uniti , la città, lo Stato e il codice postale vanno scritti sulla stessa riga.

RIFERIMENTO ( OGGETTO )

I riferimenti devono essere due : quello di chi scrive e quello del destinatario. Bastano le iniziali di chi scrive.

DATA 

Si scrive con quest'ordine : giorno, mese, anno. Bisogna però fare i conti con le diverse formule usate in Gran Bretagna e Stati Uniti. Per esempio se si scrive 2/08/99 un inglese leggerà due agosto, mentre un americano capirà 8 Febbraio . Meglio scrivere il nome del mese per esteso, evitando abbreviazioni numeriche.

ERRORI TIPICI 

Prima di scrivere una lettera commerciale , bisogna tener conto di alcuni aspetti fondamentali :

1) non è corretto tradurre letteralmente dall'italiano in inglese delle espressioni tipiche, esistono diversi modi di dire nelle due lingue ;

2) ci sono delle differenze fra l'inglese britannico e quello americano, che possono indurre in errore ;

3) attenzione agli errori di battitura , che possono rovinare l'immagine anche dell'azienda più seria.

Nel prossimo post scriverò : Abbreviazioni, rispetto di alcune regole,Come si comincia, Come si conclude, differenze tra Gran Bretagna e Stati Uniti nei termini ricorrenti del testo.